Valg af IT-system til FIT

I FIT anvendes to skemaer; ORS og SRS til at opfange borgernes feedback. Det kan være en god ide at bruge et IT-system til at registrere og anvende resultaterne fra skemaerne. Socialstyrelsen har opstillet en række opmærksomhedspunkter, der kan bruges til at træffe det rigtige valg af IT-løsning.

Inden man vælger IT-understøttelse af FIT er det vigtigt at gøre sig klart, hvilken type dokumentation FIT kan levere, og hvad man ønsker at bruge dokumentationen til. Samtidig er det vigtigt at afklare, hvem der skal have den viden, der indsamles, og hvad den indsamlede viden skal bruges til.

Retningslinjer for anvendelse af data

Socialstyrelsen anbefaler, at der opstilles en plan eller nogle retningslinjer for anvendelsen af de data, som dokumentationen af FIT kan levere. Her kan man blandt andet beskrive, hvorfor og hvordan man ønsker at anvende den dokumentation, FIT producerer både internt i organisationen og overfor andre udenfor organisationen. Det gør sig gældende for både borgere, behandlere og organisationen.

Erfaringer med implementering af FIT viser, at en af forudsætningerne for en vellykket implementering af FIT er, at medarbejderne er trygge ved at dele dokumentationen med andre og ser et fornuftigt rationale i at bruge dokumentationen.

Du kan læse mere om planlægningen af dokumentationsarbejde i Socialstyrelsens håndbog for sociale tilbud kapitel 3

Papir, egen IT-løsning eller webbaseret IT-system

Det er muligt at udfylde ORS- og SRS-skemaerne, der anvendes i FIT til registrering af brugerens feedback, på papir. Man kan også vælge at udarbejde sit eget IT-system til registrering af FIT-data.
Men der er også alternativer i form af IT-systemer, der indeholder webbaserede databaser. De webbaserede IT-systemer giver mulighed for en mere avanceret anvendelse af data. Hvad man vælger, handler først og fremmest om, hvilke ønsker og behov, der er til dokumentationen.

Hvis man vælger at anvende papirskemaer eller at udvikle sit eget IT-system til registrering af data fra FIT-skemaerne, kan det være vanskeligere at sammenligne forløbene. Der er derfor udviklet forskellige webbaserede IT-systemer, som kan anvendes til at sammenligne både den enkelte borgers svar og den enkelte medarbejders borgerforløb med europæiske normtal. De webbaserede IT-systemer kræver abonnement.

Data kan støtte både borgere, medarbejdere og ledere i anvendelsen af FIT, fordi data giver mulighed for at dokumentere, sammenligne, diskutere og frem for alt at udvikle metodeanvendelsen.

Du kan finde oplysninger om Københavns Kommunes erfaringer med IT-anvendelse her på Københavns Kommunes hjemmeside.

Afprøvning af et webbaseret IT-system

Det kan være vanskeligt at vælge mellem webbaserede IT-systemer. Det kan derfor være en ide at undersøge, om der er mulighed for at afprøve de forskellige systemer, inden man foretager sit endelige valg. Nogle udbydere giver mulighed for en gratis prøveperiode.

Vær opmærksom på persondataloven

Husk altid at være opmærksom på reglerne i persondataloven, når der skal registreres data på borgerniveau. Persondatalovens regler er relevante, når oplysningerne kan henføres til en person, uanset om der anvendes cpr-nummer eller ej. Husk også, at der skal laves en databehandleraftale med IT-leverandøren. Fra 25. maj 2018 gælder der nye regler på området. Fra det tidspunkt vil det fx være et problem, hvis serveren, hvor data fysisk opbevares, er placeret udenfor EU.

Du kan læse mere om lovgivningen på Justitsministeriets hjemmeside

Overvejelser i valget af IT–løsning

Forud for det endelige valg af IT-løsning, er der en række spørgsmål, man kan stille sig selv. Følgende overvejelser kan indgå i vurderingen af, hvilke krav IT-løsningen skal leve op til:

  • Er der brug for, at IT-løsningen kan rumme data om andre resultater for borgeren ud over de data, som FIT-skemaerne indeholder? 
  • Er der behov for, at IT-løsningen kan kommunikere med andre IT-systemer, der anvendes i organisationen?
  • Har organisationen en IT-afdeling, der kan understøtte brugen af IT-løsningen, eller er der behov for støtte fra en evt. IT-leverandør, og hvordan bliver leverandøren tænkt ind i løsningen?
  • Er der taget stilling til eventuel finansiering af licens til IT-leverandøren; en del IT-systemer kræver nemlig licensbetaling?
  • Er der taget stilling til løbende ajourføring af systemet i form af medarbejdertimer til opdateringer, opsætning af nye medarbejderprofiler i systemet mv.?
  • Er der taget stilling til, hvem der skal have adgang til hvilke data?
  • Er der taget stilling til, hvad data skal bruges til, fx i form af en aftale eller en politik for anvendelsen af data (jf. omtale af persondataloven ovenfor)?

 

Sidst opdateret 12/06 2018