Implementering af ICS

Socialstyrelsen står for at udbrede ICS i Danmark og støtte de tilknyttede kommuner i at implementere systemet.

Socialstyrelsen står for at udbrede ICS i Danmark. Kommuner, der tilslutter sig ICS, underskriver en licensaftale med Socialstyrelsen. Styrelsen er ansvarlig for at understøtte kommunernes implementering og brug af ICS.

Som hjælp til at realisere en succesfuld implementering har Socialstyrelsens Metodesekretariat med udgangspunkt i implementeringsforskningen identificeret fire faser, som er almindelige at gennemgå, når ICS bliver indført i kommunerne.

De 4 faser, Socialstyrelsen benytter sig af for at understøtte implementeringen i kommunerne, er:

Billede af de fire blå pile

Fold alle teksterne ud eller ind

De fire faser for implementering

Fase 1: Beslutningsprocessen

Beslutningsprocessen indeholder en række trin, hvor kommunen bl.a. undersøger organisationens modenhed og parathed i forhold til implementeringen af en ny socialfaglig metode og evt. et nyt it-system.

I denne fase handler det om at skabe nysgerrighed omkring ICS og involvere medarbejdere og relevante faggrupper i organisationen.

Organisationen kan i denne del af processen kontakte Socialstyrelsen med henblik på et formøde, hvor ICS præsenteres, og der vil være mulighed for at få sparring på implementeringsplanen.

Kommunen skal bl.a. tage stilling til, hvorvidt ICS skal implementeres før eller samtidig med it-systemet, som kan være DUBU eller et tilsvarende system.

Erfaringer fra flere kommuner peger på, at det kan være meget omfattende at implementere en ny metode og et nyt it-system samtidigt (Deloitte, 2014).

Før kommunen kan anvende ICS i sagsbehandlingen, skal der udpeges et antal ICS-superbrugere, der skal understøtte metodens implementering i familieafdelingen.

Superbrugerne er ofte erfarne sagsbehandlere med stor praktisk og teoretisk viden om udsatte børn og unge. Disse kompetencer er vigtige, da en central opgave for superbrugerne bl.a. er at yde ICS-sparring med sagsbehandlerkollegerne.

Superbrugerne er oftest dem, som begynder at arbejde med metoden før andre medarbejdere, og som på den måde danner et lærings- og forsøgsrum med de øvrige superbrugere, ledelsen og øvrige medarbejdere.

Fase 2: Klar, parat – start!

Klar, parat – start! processen handler om at kommunikere beslutningen om anvendelsen af ICS.

Ledelsen skal have en tydelig vision for, hvilken betydning ICS får for arbejdet med udsatte børn og unge i kommunen. Her kan det bl.a. være hjælpsomt at formulere nogle lokale mål med indførelsen af ICS og evt. nedsætte en implementeringsgruppe bestående af ledere, ICS-superbrugere og koordinatorer. Denne gruppe kan i fællesskab lave en plan for, hvordan ICS udrulles i kommunens familieafdeling.

Socialstyrelsen anbefaler, at man starter med at anvende ICS- redskaber og fokusere på de børnefaglige undersøgelser for først lidt senere i processen at arbejde med opfølgning på ICS.

I fase 2 får samtlige sagsbehandlere i kommunen ICS-uddannelse i form af ICS-grundkurserne, som består af en gennemgang af det teoretiske fundament, metoder og redskaber i ICS og en kobling til deltagernes eget arbejde med børn, unge og familier. Kurset er designet som en kombination af oplæg, dialog, film, træning, faglig sparring, øvelser og refleksion.

Fase 3: I gang

Når ICS bliver taget i brug, er det vigtigt at have en tæt opfølgning, så kontinuiteten og den korrekte anvendelse af ICS sikres.

Socialstyrelsen anbefaler i denne sammenhæng, at der sættes tid af til ICS-teammøder, hvor man taler om implementeringsprocessens status og gennemgår sager i fællesskab.

I denne fase skal der også gøres klar til at introducere samarbejdspartnerne for ICS, herunder brugen af og indholdet i de statusudtalelser, som samarbejdsparterne udfylder efter anmodning fra sagsbehandlerne.

Fase 4: Forankring

I implementeringsprocessens sidste fase handler det om fastholde opmærksomheden. Dette kan bl.a. gøres gennem efteruddannelse, temadage og plads til dialog om forbedringer.

I denne fase er opfølgning på implementeringen central, da organisationen skal sikre realiseringen af de ønskede gevinster.

Ligeledes skal det undersøges, om der er yderligere behov for kompetenceudvikling både internt i kommunen og blandt eksterne samarbejdspartnere (fx plejefamilier eller anbringelsessteder).

For at sikre en vellykket implementering af metoden skal sagsbehandlerne have en specifik uddannelse i form af ICS-kurser. Disse kurser belyser det teoretiske fundament for ICS, anvendelse af ICS-redskaber og ICS-skabeloner og forklarer omsætningsprocessen fra teori, indsamlede oplysninger og faglig viden til konkret sagsarbejde med børn, unge og familier.

Det er vigtigt, at sagsbehandlerne inkorporerer det teoretiske fundament i ICS i form af tænkningen om barnet i centrum, viden om børns udvikling, et udviklingsøkologisk perspektiv, princippet om inddragelse af barnet/ den unge og familien samt fokus på ressourcer og identifikation af problemer i deres daglige arbejde.

Syv sigtepunkter for implementering

Socialstyrelsen har identificeret en række faktorer, der spiller en afgørende rolle for succesfuld implementering og forankring af ICS-metoden i kommunen.

Seks pilotkommuner, der har arbejdet med ICS siden 2007, har fortalt om deres erfaringer med at implementere ICS. Disse erfaringer danner baggrund for følgende syv sigtepunkter for implementering af ICS:

1. Ledelsen går foran.

Inden implementering er det vigtigt, at ledelsen gør sig nogle overvejelser omkring, hvornår kommunen vil gå i gang med ICS, samt hvad det overordnede mål med at implementere ICS er.

2. En plan giver retning.

En god idé er at nedsætte en implementeringsgruppe, der kan lave en implementeringsplan, der er realistisk og tydelig.

3. ICS Superbrugerne guider kollegerne.

Der er gode erfaringer med at have både ledere og medarbejdere som superbrugere, da det kan være med til at sikre et ejerskab på flere niveauer.

4. Medarbejdere bliver klædt på

Licensaftalen forpligter kommunerne til at sende alle medarbejdere på 3 dages grundkursus i ICS. Kurset er tænkt som en introduktion til ICS.

5. Ting tager tid.

Erfaring viser, at der er en indkøringsperiode, hvor der skal forventes et øget tidsforbrug på undersøgelser. Det er derfor vigtigt, at vælge tidspunktet for implementering omhyggeligt.

6. ICS bliver en del af den daglige praksis.

Det er vigtigt, at ICS bliver en integreret del af den måde, hvorpå man i kommunerne arbejder med sagsprocessen.

7. Samarbejdspartnere bliver inddraget

I implementeringen kan det være nyttigt, at samtænke ICS med andre tværgående aktiviteter. Derudover er det en god idé i implementeringsplanen, at lave en plan for kommunikation med samarbejdspartnere, fx skole, institution m.fl.

Læs mere i pjecen 'Syv sigtepunkter i implementering af ICS'.

Implementeringsbarometer

Socialstyrelsen har i samarbejde med Rambøll udviklet et elektronisk spørgeskema til måling af, i hvilken grad ICS er implementeret i kommunen. Barometret er et redskab, der kan hjælpe kommunen i arbejdet med at få en bedre anvendelse og implementering af ICS.

Kommunerne kan anvende implementeringsbarometret til at:

  • Måle hvor langt kommunen er nået med implementering af ICS
  • Identificere de områder, som skal fremmes for at få en bedre ICS implementering
  • Afdække om alle medarbejdergrupper er enige i, hvordan det går med implementeringen af ICS

Barometret er udviklet med udgangspunkt i teoretisk viden om implementering og praktisk erfaring fra kommunerne og er baseret på fire faser i implementeringen af ICS: 1) Beslutningsprocessen, 2) Klar, parat – start! 3) I gang og 4) Forankring

På baggrund af barometermålingen bliver der genereret en rapport, som består af en samling af grafer, der afspejler de besvarelser, som er indtastet. Rapporten bidrager dermed til, at man ved at sammenstille graferne kan opnå et helhedsbillede af implementeringen af ICS i kommunen. Det bliver muligt at se, på hvilke områder ICS er godt implementeret og hvor, der med fordel kunne ske forbedringer. Rapporten kan dermed danne rammen for en konstruktiv dialog i den enkelte kommune om, hvordan det går med anvendelsen og forankringen af ICS og hvordan arbejdet skal prioriteres fremadrettet. 

Implementeringsbarometret tager udgangspunkt i besvarelser fra både ledere, faglige konsulenter og sagsbehandlere. ICS superbrugere skal besvare spørgsmål, der er målrettet deres superbrugerrolle.

Barometret skal som udgangspunkt besvares af alle medarbejdere og ledere i familieafdelingen, der har berøring med ICS.

Du kan oprette din kommune som bruger af implementeringsbarometeret ved at kontakte Socialstyrelsens ICS Metodesekretariat. Ved henvendelsen bedes du oplyse navn og e-mail adresse på kommunens tovholder på barometermålingen. Kontaktperson i ICS Metodesekretariat er Malene Lund, e-mail: mal@socialstyrelsen.dk

Implementeringsstøtte fra ICS Metodesekretariat

Metodesekretariatet vejleder og rådgiver kommunerne om implementering af ICS i form af sparring på deres implementeringsplan.

En sådan sparring kan omhandle følgende:

  • Hvornår er et godt tidspunkt at implementere ICS?
  • Hvad er erfaringerne fra andre kommuner?
  • Hvad kræver det af sagsbehandlere, superbrugere og ledelse?
  • Hvordan sikres et godt udbytte af brugen af ICS?
  • Hvordan kommer DUBU til at understøtte ICS?

Har kommunen konkrete socialfaglige spørgsmål til ICS-metoden, eller møder sagsbehandlerne udfordringer i brug af metoden, er I velkomne til at kontakte ICS Metodesekretariatet for svar på faglige spørgsmål.

Sekretariatet har et samlet overblik over både national og international viden på området og vil have mulighed for at følge op på jeres spørgsmål.