Hvordan understøtter IT-systemet god sagsbehandling?

Temaet understøtter arbejdet med IT-systemer i sagsbehandlingen. De kan både understøtte en socialfaglig systematik og metodik i sagsbehandlingen samt sikre den nødvendige og lovpligtige dokumentation af sagsbehandlingen på området børn og unge med særlige behov.

Sagsunderstøttende IT-systemer som DUBU, CSC Social, SBSYS med flere har til formål at understøtte kommunens sagsbehandling ved at sikre den nødvendige og lovpligtige dokumentation af sagsbehandlingen. Derudover er formålet med systemerne bl.a. at understøtte en socialfaglig systematik og metodik i sagsbehandlingen.

Fagsystemerne understøtter faserne i sagsbehandlingen med skabeloner og systematik baseret på bestemte socialfaglige metoder – sagens åbning, oplysning, vurdering, afgørelse, bestilling af social indsats og opfølgning.

Ledelsens rolle

Ved arbejdstilrettelæggelsen kan der med fordel tages hensyn til, hvordan kommunens sagsbehandlingssystem i praksis kan understøtte forløbet og indholdet i sagsbehandlingen, så formålet med IT-systemet opnås.

Når man indfører et IT-system til at understøtte sagsbehandlingen, eller når systemet udvikles, vil det kunne medføre ændringer af sagsbehandlingen. Der er derfor behov for, at man som leder indtænker udvikling, realisering og opfølgning af fælles faglig forståelse hos den enkelte og i organisationen som helhed. Dermed bliver der tale om en faglig udviklingsproces, hvor gamle arbejdsgange og metoder skal gennemgås kritisk. Nogle skal evt. fjernes, og nye skal etableres.

Her følger fire redskaber til arbejdet med IT-systemer i sagsbehandlingen.

Fold alle teksterne ud eller ind

Proces for realisering af mål ved IT-understøttelse af sagsbehandlingen

Når man har valgt et bestemt system til at understøtte sagsbehandlingen, har man også bundet sig til systemets præmisser, fx i forhold til socialfagligt metodegrundlag og sagsgange. Det betyder, at tilrettelæggelsen af sagsbehandlingen bør følge systemets logik, hvis systemet effektivt skal understøtte sagsbehandlingen.

Vejledningen guider lederen igennem tre faser, hvor der skal opstilles konkrete mål for implementeringen af et sagunderstøttende IT-system. Målene skal knytte an til det overordnede formål med det sagsunderstøttende IT-system

For at opnå dette formål kan man som leder med fordel arbejde efter en model, hvor konkretisering af de overordnede formål til konkrete delmål giver anledning til overvejelser over, hvorledes man sikrer opfyldelsen af målene.

Proces for realisering af mål ved IT-understøttelse af sagsbehandlingen

Skabelon for proces til realisering af fordele ved IT-understøttelse af sagsbehandlingen.

Proces for fælles anvendelse af IT-system

Når man bruger sagsunderstøttende IT-systemer, skal der tages stilling til, hvordan systemerne anvendes i praksis og hvilke dele af systemet, der anvendes. Da systemerne ofte er meget omfattende og komplekse, kan de med fordel implementeres trinvist, så det i første omgang kun er de centrale dele af systemet, der anvendes, mens de mere perifere dele af systemet først tages i brug på et senere tidspunkt.

De centrale dele af systemet kan være:

  • journalisering af alle aktiviteter, henvendelser mv. og stamoplysninger mv.
  • de elementer i systemet, der vedrører sagsåbning, håndtering af underretninger, sagsoplysning, sagsvurdering, afgørelse og opfølgning.
  • de centrale skabeloner for sagsoplysning, sagsvurdering, afgørelse og opfølgning.
  • kommunikation mellem sagsbehandlere og team, fx fra modtageteam til undersøgelsesteam.

Ledelsen skal sikre, at det beskrives, hvordan systemet anvendes, så der kan ske en ensartet anvendelse, også blandt sagsbehandlerne.

Proces for fælles anvendelse af IT-system

Eksempler på opgaver og kompetencer hos IT-superbrugere

For at bruge sagsunderstøttende IT-systemer som DUBU kan der med fordel udnævnes superbrugere, der har særligt ansvar for at kende til systemet og sammenhængen med den faglige praksis. Der kan også udnævnes flere superbrugere, så der skabes kontinuitet og daglig adgang til støtte fra sagsbehandlerne.

Superbrugernes opgave er at understøtte sagsbehandlernes faglige brug af systemet. Det betyder, at superbrugeren skal have viden og erfaring med, hvad god sagsbehandling er, og hvordan man bedst anvender IT-systemet til at understøtte og lette sagsbehandlingen. Superbrugerne udvælges derfor blandt de mere erfarne sagsbehandlere eller fagkoordinatorer.

Eksempel på opgaver og kompetencer hos IT-superbrugere

Eksempel på anvendelse af data fra IT-systemer

Med indførelse af IT-systemer på børne- og ungeområdet:

  • bliver der øget mulighed for at integrere økonomiske og socialfaglige overvejelser og hermed modvirke eventuelle budgetoverskridelser.
  • får ledelsen et bedre prioriteringsgrundlag, da informationerne er af højere kvalitet.
  • får sagsbehandleren bedre overblik over de muligheder, der findes, og de økonomiske konsekvenser af de valg, de træffer.
  • får ledere og sagsbehandlere redskaber til bl.a. at sparre på beslutninger og sagsprocesser.
  • bliver det muligt at følge nomadefamiliers forløb mellem kommuner.

Læs mere om ledelsestilsyn i elementerne Opfølgning og Ledelsesinformation.

Opfølgning i faglig ledelse og styring

Ledelsesinformation i faglig ledelse og styring

Sidst opdateret 18/01 2016