Hvordan overdrages sager?

Temaet understøtter arbejdet med at sikre overleveringen i forbindelse med skifte af sagsbehandler eller overdragelse af sagsstamme på området børn og unge med særlige behov.

For at sikre kontinuitet og fremdrift i den enkelte sag er det vigtigt, at overlevering af sagsstammer og enkeltsager mellem sagsbehandlere foregår systematisk og uden ulempe for familien, barnet eller den unge. Som modtager af enkeltsag eller hele sagsstammer må man hurtigt sætte sig ind i sine nye sager og fortsætte arbejdet med dem, uden at væsentlige elementer overses eller forsinkes.

Generelt gælder det, at overdragelse af sager bedst sker, hvis sagen er velbelyst, ajourført i IT-systemet, indeholder alle relevante informationer, og når sagsbehandlingen har fulgt de retningslinjer for god journaliseringspraksis, der gælder. For at sikre en god sagsoverdragelse kan der etableres klare procedurer for overdragelse af sager. De kan fremgå af fx retningslinjerne for sagsbehandlingen.

Sagsbehandlerskift

For at opnå kontinuitet i sagsbehandlingen og en relation mellem sagsbehandleren og familien (barnet, den unge og forældrene) skal der være så få skift af sagsbehandler som muligt. Kontinuitet er særlig vigtigt i komplekse sager, eller hvor relationen mellem sagsbehandler og borger har væsentlig betydning. I de tilfælde kan skift af sagsbehandler være ressourcekrævende og udfordre relationen til barnet, den unge eller forældrene. I disse særligt vanskelige sager kan to sagsbehandlere fx dele to sagsstammer og dermed i et vist omfang dække hinanden ind.

Der kan skelnes mellem sagsbehandlerskift, der er planlagte, og skift, der sker uforudset. Derudover kan der skelnes mellem overdragelse af enkeltsager eller af hele sagsstammer. Dette er illustreret i dette skema.

Overdragelse af hele sagsstammer Overdragelse af enkeltsager
Forberedt skift af sagsbehandler Fx ved
  • Planlagt ophør
  • Orlov
Fx ved
  • Specialisering af sagsbehandlingen
  • Overgang til voksen
Uforberedt skift af sagsbehandler Fx ved
  • Uplanlagt ophør
  • Sygdom
Fx ved
  • Uplanlagt ophør
  • Sygdom

Skift af sagsbehandler kan ikke undgås, og det handler derfor i høj grad om at sikre rammerne for, at skift af sagsbehandler ikke resulterer i tabt viden, tab af momentum i sagsbehandlingen eller tab af relationer.

Her følger tre redskaber til at sikre overleveringen af sager mellem sagsbehandlere.

Fold alle teksterne ud eller ind

Eksempel på proces for vurdering af specialisering versus skift af sagsbehandler

Kontinuiteten i sagsbehandlingen udfordres af udskiftninger i sagsbehandlergruppen og specialisering, fx i form af undersøgelsesteam og sagsbehandlerteams efter barnets alder.

Ved specialiseret opdeling af sagsbehandlingen kan det i forhold til sagsbehandlerskift overvejes:

  • Hvor mange sagsbehandlerskift giver den faglige opdeling anledning til - og i hvilke typer af sager?
  • I hvilke typer af sager er det en væsentlig fordel med den specialiserede opdeling i sagsbehandlingen? 
  • I hvilke typer af sager er et skift af sagsbehandler en væsentlig ulempe for fremdrift og kontinuitet i sagsbehandlingen? 
  • I hvilke typer af sager er et skift af sagsbehandler en væsentlig ulempe for relationen mellem sagsbehandler og barnet, den unge og forældrene? 

Faglig specialisering

Den faglige specialisering og opdeling mellem teams undervejs i sagsforløbet er en særlig udfordring i komplekse sager. Kontinuiteten i sagsbehandlingen i de sager kan sikres ved at bløde op på den faglige specialisering. Det kan ske ved, at der knyttes en fast sagsbehandler til barnet, den unge og forældrene gennem hele sagsforløbet, uanset hvordan den faglige specialisering og opdeling på teams ellers er organiseret. Den faste sagsbehandler kan så få fx faglig støtte fra specialister fra de øvrige teams, på møder, hvor der behandles sager, eller på anden måde.

Eksempel på proces for vurdering af specialisering versus skift af sagsbehandler

Sådan sikres overlevering af sager mellem sagsbehandlere

De fleste sagsbehandlingssystemer kan udskrive en oversigt over samtlige sager i en sagsstamme og forsyne listerne med de vigtigste oplysninger om foranstaltning, næste opfølgning mv. En sådan liste kan med fordel bruges ved sagsbehandlerskift, som ikke er planlagt.

Ved en planlagt overlevering kan overdragelse af en sag eller en sagsstamme med fordel ske på et overdragelsesmøde, hvor den afgivende sagsbehandler redegør for de væsentligste elementer i hver af sagerne.

Den afgivende sagsbehandler kan med fordel supplere den maskingenererede sagsliste med en kort beskrivelse af hver sag. En sådan liste gør det både lettere og hurtigere for en ny sagsbehandler at overskue den samlede sagsstamme og er derfor med til at sikre, at der tabes mindst mulig fremdrift i sagerne ved overdragelsen.

Skabelon til overblik over sagsstamme

Eksempel på sagsliste

Overlevering af sager mellem organisatoriske enheder

Overgangen mellem organisatoriske enheder lettes ved aftaler om den konkrete procedure, der skal anvendes. Proceduren må indeholde forberedelse, møder mv. for overdragelsen og angive, hvordan ansvaret for de enkelte dele og helheden i sagsoverdragelsen er placeret.

Overlevering af en sag mellem forvaltningsområder er fx aktuel, når den unge fylder 18 og overgår til foranstaltning efter voksenparagraffer. Der sker i denne forbindelse ofte enten et planlagt skift af sagsbehandler eller overflytning af sagen fra ét forvaltningsområde til et andet.

Overlevering af sager mellem organisatoriske enheder kan lettes af en præcis definition af målgrupper for de enkelte enheder. Da overgangen er kendt i forvejen, kan den forberedes både ved information af barnet/den uge/forældrene om det kommende skift og ved kontakt til den modtagende enhed.

Her er et eksempel på retningslinjer for sagsoverdragelse ved overgang fra ung til voksen samt et eksempel på en samarbejdsaftale fra en kommune.

Eksempel på procedure for sagsoverdragelse

Eksempel på samarbejdsaftale

Sidst opdateret 18/01 2016