Hvordan sikres en god fordeling af sager?

Temaet handler om, hvordan man sikrer en god fordeling af sager, fx ved at tage udgangspunkt i seks tildelingskriterier.

Fordeling af sager mellem sagsbehandlerne skal tilrettelægges, så der sker korrekt og hensigtsmæssig behandling af alle sager, og så kompetencer og kapacitet udnyttes bedst muligt.

Det kan nævnes, at kommuner, som er lykkedes med en hensigtsmæssig fordeling af sager, og hvor sagerne bliver fulgt tæt, har investeret i et forebyggende arbejde og har haft lave sagstal pr. sagsbehandler.

Fordeling af sager til den enkelte sagsbehandler kan ske efter flere forskellige principper. Viden om sagsmængden og sagstyngden i forhold til sagsbehandlernes kompetencer og kapacitet udgør ledelsens grundlag for prioritering af ressourcer og fordeling af sager. Der kan med fordel udarbejdes en hensigtsmæssig praksis for fordeling af sager på området, som passer til de konkrete behov og muligheder.

Overordnet set kan sagsfordeling ske efter seks principper eller tildelingskriterier:

  • ligelig fordeling af sager pr. sagsbehandler
  • fordeling af sager mellem teams
  • fordeling af sager efter distriktopdeling
  • fordeling efter CPR-nr.
  • fordeling efter særlige kompetencer
  • fordeling efter ledelsesmæssig vurdering.

Fordele og ulemper ved fordelingsprincipperne

Der er fordele og ulemper forbundet med alle de forskellige principper for fordeling af sager mellem sagsbehandlerne. De enkelte fordelingsprincipper udelukker ikke nødvendigvis hinanden, fx kan man fordele sager på distriktsteam og derefter fordele sagerne mellem sagsbehandlerne efter ledelsens konkrete vurdering.

Fordelingen skal desuden ses i sammenhæng med de politiske målsætninger for området og den valgte organisering af arbejdet. Herunder antallet af sager pr. sagsbehandler og antallet af sagsbehandler pr. leder.

Her følger to redskaber til at sikre en god fordeling af sager, hvor kompetencer og kapacitet udnyttes bedst muligt.

Fold alle teksterne ud eller ind

Vejledning til overvejelser ved fordeling af sager

Som i figuren med principper for fordelingen af sager kan sagsfordeling ske efter seks principper eller tildelingskriterier.

Derudover skal der tages grundlæggende stilling til, om der arbejdes med én sag pr. barn eller familiesager. Servicelovens bestemmelser tager udgangspunkt i det enkelte barn. Fordelingen af sager skal derfor ske med fokus på det enkelte barn og ikke på familien eller børneflokken. Det kan for hver sag overvejes, om søskende skal have samme sagsbehandler eller netop forskellige sagsbehandlere. I nogle tilfælde vil det være en fordel med én sagsbehandler for alle børn i familien, men i andre vil det være bedst, at hvert barn har egen sagsbehandler.

Tæt opfølgning

Der er behov for en tæt ledelsesmæssig opfølgning på sagsfordelingen for at kunne prioritere ressourcer og faglig kvalitet i forhold til de enkelte sager. Ved vurdering af principper for fordeling af sager kan man med fordel lade følgende indgå:

  • borgeren
  • sammenhæng med det politiske styringsgrundlag
  • fokus på borgeren
  • eksterne samarbejdspartnere
  • krav til faglighed (konkrete faglige opgaver i en sag)
  • mængden af sager for hver sagsbehandler
  • sagernes kompleksitet
  • ledelsens indsigt i sagerne
  • organisationens evne til at handle hurtigt
  • behovet for tværfaglig indsats.

Vejledning til vurdering af metodevalg ved sagsfordeling

Eksempel på overvejelser ved fastlæggelse af antallet af sager pr. sagsbehandler

Eksempel på en kategoriseringsmodel af sager for børn med funktionsnedsættelse

Tildeling af sager til sagsbehandlerteams kan med fordel ske på baggrund af en forudgående målgruppevurdering. Denne vurdering kan foretages af en socialfaglig konsulent med særlige viden om servicelovens bestemmelser.

Det kan være svært at lave en kategoriseringsmodel til børn og unge med særlige behov, idet sagerne på dét område har en kompleksitet, som ikke nødvendigvis kan målgruppevurderes.

Eksempel på en kategoriseringsmodel af sager for børn og unge med funktionsnedsættelse

Sidst opdateret 18/01 2016