Hvordan sikres implementering og forankring?

Temaet understøtter den faglige ledelse i løbende at implementere og forankre styringsgrundlaget.

Den sammenhængende børne- og ungepolitik, serviceniveauet og retningslinjerne for sagsbehandlingen samt øvrige politiske prioriteringer og beslutninger skal udmøntes for at styrke kvaliteten på området for børn og unge med særlige behov.  

Implementeringen skal i praksis ske kontinuerligt, fordi styringsgrundlaget løbende opdateres eller justeres. Det er således vigtigt, at den faglige ledelse holder sig for øje, at arbejdet med implementering aldrig stopper.

Derfor er det en god idé, at ledelsen systematisk, fx på ledermøder, drøfter status på implementeringen, herunder løbende justerer implementeringsprocessen, så den afspejler medarbejdernes aktuelle behov for støtte, oplevelse af barrierer mv. Det kan også være en god idé, at den faglige ledelse i hverdagen bruger styringsgrundlaget som både anledning til og systematisk ramme for faglige drøftelser om bl.a. kvaliteten i sagsbehandlingen.

Proces for implementering af styringsgrundlag

Implementering er ikke en let disciplin i en kompleks organisation som en kommune. Nogle kommuner har derfor udarbejdet vejledninger til at understøtte proces og fokus. 

Implementering – det lange, seje træk

Det er umuligt at lave det perfekte forandringstiltag, hvor der er taget højde for alt. Der vil i implementeringen altid vise sig knaster og udfordringer, og kvalitet i implementeringen må derfor tænkes som en proces, der starter allerede i udviklingen af forandringstiltaget, og først slutter når forandringen er justeret og sidder på rygraden af de medarbejdere, der er impliceret.

Forandringsprocesser sker ikke over en nat. Faktisk viser forskning, at større forandringstiltag tager mellem 2 og 4 år at implementere. Implementeringen er altså et langt, sejt træk, som kræver vedvarende fokus og opmærksomhed langt udover den første introduktion af forandringen. Processtøtte, opfølgning, evaluering og justering er således vigtige kerneord i implementeringsprocesser.

Kilde: Esbjerg Kommune   

Samspil i implementering af styringsgrundlag

Implementeringen og forankringen af styringsgrundlaget kan med fordel ske i tæt samspil med de forskellige aktører i hele processen, fx med sagsbehandlere, leverandører og øvrige samarbejdspartnere.

I samspillet med sagsbehandlerne er det vigtigt, at ledelsen – både den politiske og den administrative – tydeligt kommunikerer formålene med styringsgrundlaget, så medarbejderne kan se hensigten med at skulle arbejde ud fra dette. Samtidig er det en god idé, at samspillet omfatter alle faser i processen med at implementere og forankre styringsgrundlaget.

De forskellige faser kan understøttes igennem brugen af redskaber. Fx kan enkel formidling af sammenhængen mellem styringsgrundlag og daglig sagsbehandlingspraksis tydeliggøre den røde tråd, mens drøftelser på teammøder og ledelsestilsyn kan anvendes til den løbende opfølgning på implementeringen.
Læs mere i temaet Ledelsestilsyn i elementet Opfølgning.

Ledelsestilsyn – hvordan er sammenhængen mellem retningslinjer og praksis i sagsbehandlingen?

Her følger fire redskaber til, hvordan styringsgrundlaget kan implementeres og forankres systematisk.

Fold alle teksterne ud eller ind

Proces for implementering af styringsgrundlaget

Processen for implementering af styringsgrundlaget er afgørende for forankringen heraf blandt ledere og medarbejdere i kommunen og eksterne samarbejdsparter.
Implementeringsprocessen kan med fordel tilrettelægges i en række trin, som omfatter et tæt samspil med bl.a. sagsbehandlerne. Det er desuden vigtigt, at den konkrete tilrettelæggelse tager højde for kommunens situation, og om der er tale om helt nyt indhold eller mindre opdatering af styringsgrundlaget.

Proces for implementering af styringsgrundlaget

Vejledning til implementering af styringsgrundlaget

Implementering af styringsgrundlaget – enten fordi der er udarbejdet nye styringsdokumenter eller sket en revision af tidligere dokumenter – forudsætter, at ledelsen tilrettelægger en proces og plan, som sikrer, at alle relevante aktører klædes på i forhold til deres behov og rolle. Det er en løbende ledelsesopgave at justere og optimere styringsgrundlaget, og ledelsen skal derfor samle op på implementeringsprocessen.

Vejledning til implementering af styringsgrundlaget 

Eksempel på formidling af sammenhængen mellem styringsgrundlag og daglig praksis

Implementeringen og forankringen af styringsgrundlaget hos den enkelte sagsbehandler på myndighedsområdet kan understøttes gennem enkel formidling af den røde tråd fra styringsgrundlag til daglig praksis. I eksemplet beskrives blandt andet den røde tråd i styringskæden og samarbejdet internt i forvaltningen i en bestiller-udfører-modtager-organisering (det vil sige en såkaldt BUM-organisering).
Beskrivelsen af den røde tråd giver et kort overblik for sagsbehandleren på myndighedsområdet. Overblikket skabes blandt andet ved at have samlet links til relevante styringsdokumenter, metoder el.lign. i kommuner.

Eksempel på formidling af sammenhængen mellem styringsgrundlag og daglig praksis

Tjekliste til rolle- og ansvarsfordeling for implementering og forankring

I implementeringen af styringsgrundlaget i kommunen er det en god idé at sikre tydelig rolle- og ansvarsfordeling, så det er klart for henholdsvis politikere, ledere og medarbejdere, hvad deres rolle og ansvar er i forhold til implementering og forankring af styringsgrundlaget.
Der kan med fordel udarbejdes en plan for, hvem der gør hvad, og hvilke informationsniveauer der indgår. Det er centralt at sikre en implementering af de dokumenter, strategier og politikker, som samlet set udgør styringsgrundlaget.

Tjekliste til rolle- og ansvarsfordeling for implementering og forankring

Sidst opdateret 18/01 2016