Hvordan udarbejdes retningslinjer for sagsbehandlingen?

Temaet understøtter den faglige ledelse med at udarbejde retningslinjer for sagsbehandlingen, der blandt andet beskriver arbejdsgange, metoder, samarbejde, lovgrundlag og frister.

Retningslinjer for sagsbehandlingen skal understøtte ledere og medarbejdere i arbejdet med god sagsbehandling. Retningslinjerne indeholder typisk:

  • beskrivelse af de konkrete arbejdsgange i sagsbehandlingen og samarbejdet mellem de centrale aktører.
  • henvisninger til lovgrundlaget.
  • vedtagne tidsfrister.
  • metoder og redskaber, der understøtter sagsbehandlingen lokalt.

Retningslinjer for sagsbehandlingen benævnes også administrationsgrundlag eller faglige arbejdsgangsbeskrivelser. Retningslinjer for sagsbehandlingen udgør et både praktisk og fagligt arbejdsredskab for medarbejderne på området og vil typisk også angive den lokale kompetenceplan i forhold til sagsbehandlingen.

Faglige retningslinjer for kvalitet

Retningslinjerne afspejler det løbende arbejde med at styrke sagsbehandlingen og bør derfor også løbende revurderes. Retningslinjerne beskriver således kommunens aktuelle ambitionsniveau og fokus i sagsbehandlingen, fx gennem faglige retningslinjer for kvaliteten i sagsbehandlingen i forhold til hvor ofte der skal følges op på sagerne, muligheder for tidlig iværksættelse af indsatser eller effektfokus i sagsopfølgningen.

Retningslinjer for sagsbehandlingen skal ikke nødvendigvis godkendes politisk, men udgør et væsentligt styringsredskab på området og udmønter politiske mål og serviceniveau i konkrete arbejdsgange. Derfor bør det afklares, om retningslinjerne skal politisk behandles, eventuelt i form af en orientering.

Struktur og indhold i retningslinjer

Retningslinjer for sagsbehandlingen kan med fordel knyttes til de forskellige faser i en børnesag. Som figuren illustrerer, er der ikke nødvendigvis tale om en lineær proces.

Figuren viser faserne i en børne- og ungesag
Figuren viser faserne i en børne- og ungesag - klik for at forstørre

Retningslinjer for sagsbehandlingen fungerer dermed som en praktisk og faglig vejviser for sagsbehandlingen og indsatsen. Retningslinjerne udgør, sammen med lovgivningen, serviceniveauet og de konkrete redskaber, der stilles til rådighed, de administrative og faglige retningslinjer for det daglige arbejde. Retningslinjerne er med til at sikre, at sagsbehandlingen (og indsatsen) sker på et solidt og korrekt fagligt grundlag.

Klare retningslinjer er et væsentligt understøttende element i arbejdstilrettelæggelsen med angivelse af blandt andet ansvarsfordeling, tidsfrister og retningslinjer for sagsfordeling og overlevering af sager. Læs mere i elementet om arbejdstilrettelæggelse i temaet:

Hvordan kan retningslinjerne for sagsbehandling omsættes til faglig praksis?

Implementering af retningslinjer

Retningslinjer for sagsbehandlingen er en god måde at skabe fælles arbejdsgange i myndighedsarbejdet, fælles anvendelse af redskaber og et fælles niveau i dokumentationen m.m. Dette kræver en systematisk implementering og anvendelse af retningslinjerne i hverdagen.

Desuden kan ensartetheden i anvendelsen af retningslinjerne understøttes gennem ledelsestilsyn og ved, at medarbejderne sparrer med hinanden om sagsbehandlingen el.lign. Dette er fokus i temaet:

Ledelsestilsyn – hvordan er sammenhængen mellem retningslinjer og praksis i sagsbehandlingen?

Det er en løbende ledelsesopgave at følge op på, om retningslinjerne bliver anvendt og eventuelt skal justeres over tid. Derfor er det også væsentligt at begrænse omfanget af retningslinjer til det nødvendige.

Elementerne Faglig udvikling, Arbejdstilrettelæggelse og Opfølgning bidrager med vigtige redskaber til at understøtte implementering af og opfølgning på retningslinjerne. 

Faglig udvikling i faglig ledelse og styring

Arbejdstilrettelæggelse i faglig ledelse og styring

Opfølgning i faglig ledelse og styring

Her følger to redskaber til brug for udarbejdelse af retningslinjer for sagsbehandlingen.

Fold alle teksterne ud eller ind

Vejledning til udarbejdelse af retningslinjer for sagsbehandlingen

Vejledningen beskriver de forskellige elementer i retningslinjer for sagsbehandlingen, herunder lovgrundlag, roller og ansvar, processer, metoder, skabeloner. Udarbejdelsen af retningslinjer for sagsbehandlingen kan inspireres af denne vejledning. 

Vejledning til udarbejdelse af retningslinjer for sagsbehandlingen

Skabelon til udarbejdelse af retningslinjer for sagsbehandlingen

Udarbejdelsen af retningslinjer for sagsbehandlingen kan ske med anvendelse af denne skabelon, der bidrager til at strukturere såvel faglige som praktiske retningslinjer for sagsbehandlingen i forhold til faserne i sagsbehandlingen.
Skabelonen omfatter alle trin i sagsbehandlingsprocessen, men skabelonen kan også anvendes til alene at beskrive nogle udvalgte processer.

Skabelon til udarbejdelse af retningslinjer for sagsbehandlingen

Sidst opdateret 18/01 2016