Ledelsestilsyn – hvordan er sammenhængen mellem retningslinjer og praksis i sagsbehandlingen?

Temaet understøtter den faglige ledelse i arbejdet med at følge op på sammenhængen mellem retningslinjer og praksis ved at se på udmøntningen af retningslinjerne i opgaveløsningen.

Ledelsestilsynet kan give ledelsen løbende indsigt i kvaliteten i sagsbehandlingen og et grundlag for at udvikle myndighedsopgaverne. Ledelsestilsynet gennemføres typisk af en teamleder eller afdelingsleder og tager udgangspunkt i udvalgte sager, fx en sag pr. sagsbehandler hver måned eller hvert kvartal.

Der bruges forskellige betegnelser for ledelsens løbende opfølgning på sagerne: tilsyn, sagsgennemgang og sagsaudit. Betegnelserne bruges ikke stringent og kan i praksis dække over det samme. I nærværende materiale anvendes begrebet ledelsestilsyn for ledelsens løbende opfølgning på sagerne.

Løbende fokus i ledelsestilsynet

For at ledelsestilsynet kan sikre og bidrage til at udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen, er det hensigtsmæssigt, at det bl.a. indbefatter systematisk fokus på:

  • alle elementer i sagsbehandlingsprocessen, herunder den børnefaglige undersøgelse, handleplanen, krav til dokumentationen, gennemførelsen af børnesamtale og frister for opfølgning m.m. 
  • om de valgte metoder, som fx ICS, anvendes på samme måde af alle sagsbehandlere og i alle sager. 
  • om processer og arbejdsgange i sagsbehandlingen er hensigtsmæssige. På den måde kan ledelsestilsynet bidrage til at sætte fokus på arbejdsgange, kompetencer og/eller redskaber i sagsbehandlingen, der bør udvikles.

Tematiseret ledelsestilsyn

Udover det løbende tilsyn med mere fast indhold er det også relevant at udvælge konkrete fokusområder, som varierer over tid, i et tematiseret ledelsestilsyn. Det kan fx være implementeringen af politisk fastlagte mål, forankring af serviceniveauer og retningslinjer i styringsgrundlaget eller områder, hvor ledelsen vurderer særskilte behov for at løfte kvaliteten i sagsbehandlingen. Eksempelvis ved i ét tilsyn at se nærmere på børnesamtaler, de faglige vurderinger, overholdelse af frister eller opfølgninger.

Mere information herom findes i temaerne under elementet Opfølgning og elementet Styringsgrundlag.

Opfølgning på de politiske mål – arbejder vi i den rigtige retning?

Hvordan fastlægges serviceniveauet?

Hvordan udarbejdes retningslinjer for sagsbehandlingen?

Ledelsestilsynet kan også sætte særligt fokus på et eller flere trin i sagsbehandlingsprocessen, jf. figuren. Det kan fx være afgørelsen eller sagsopfølgningen.

Figuren viser faserne i en børne- og ungesag
Figuren viser faserne i en børne- og ungesag - klik for at forstørre

Fastlæggelse af processen for ledelsestilsynet

Tilrettelæggelse af processen for ledelsestilsynet afhænger af formålet med at gennemføre ledelsestilsynet. Ledelsens konkrete tilrettelæggelse af processen har betydning for, hvordan tilsynet bidrager til at styrke og udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen, sagsbehandlernes oplevelse af kontrol mv., jf. vejledningen til ledelsestilsyn.

Vejledning til ledelsestilsyn

Når der tages stilling til tilrettelæggelsen af processen, er det, under hensyntagen til de lokale forhold i kommunen, blandt andet relevant at fastlægge:

  • hvor mange sager der skal gennemgås. Her er det vigtigt at sikre, at alle sagstyper og sagsbehandlere er omfattet af ledelsestilsynet over tid.
  • hvordan sagerne skal gennemgås og efter hvilke kriterier. Her kan der hentes hjælp i skabelonen til ledelsestilsyn i denne redskabskasse.

Skabelon til ledelsestilsyn

  • hvem der skal gennemføre ledelsestilsynet, og hvornår og hvor hyppigt det gennemføres. 
  • hvordan resultaterne skal anvendes i forhold til den enkelte sagsbehandler, for det enkelte team og på tværs af teams og eventuelt også i forhold til øvrige relevante aktører, fx fagudvalget. Det er i den forbindelse relevant at tage stilling til, hvordan kommunikationen om resultaterne konkret tilrettelægges.

Vejledning til ledelsestilsyn

  • hvordan resultaterne kan anvendes til opfølgning, læring og udvikling i både den daglige sparring, ledelsesmæssige og faglige drøftelser, understøttelse af forankring og implementering af mål, metoder el.lign. og i forbindelse med egentlig kompetenceudvikling. Dette er nærmere behandlet under elementet Faglig udvikling, hvori der findes konkret inspiration til processen for anvendelse af ledelsesinformation til faglig udvikling.

Hvordan der skabes læring gennem det daglige arbejde

  • om der er behov for at sætte yderligere fokus på udvalgte elementer. Det kan ske ved at supplere opfølgningen med, om sagsbehandlingen lever op til lovkravene og sker på en hensigtsmæssig måde i forhold til mål, metoder, retningslinjer, ressourceanvendelse mv. Ledelsens supplering af opfølgningen kan med fordel tilrettelægges gennem et mere dybdegående ledelsestilsyn inden for udvalgte temaer. Der kan findes inspiration til, hvordan ledelsen kan tilrettelægge tematiseret ledelsestilsyn i vejledning til tematiseret ledelsestilsyn.

Vejledning til tematiseret ledelsestilsyn

Anvendelse til kvalitetsudvikling og -kontrol

Tilsynet kan for teamledelsen være en anledning til at identificere behov for faglig udvikling i teamet. Dette uddybes i elementet Faglig udvikling.

Faglig udvikling i faglig ledelse og styring

For den administrative og politiske topledelse kan ledelsestilsynet bidrage med få udvalgte nøgletal til ledelsesinformationen – blandt andet som opfølgning på politiske mål. Dette er fokus i elementet Ledelsesinformation.

Ledelsesinformation i faglig ledelse og styring

På den måde kan ledelsestilsynet på samme tid have både et kontrolelement og – når ledelsen bruger tilsynet systematisk til læring – et stærkt udviklingselement. Udviklingselementet kan bl.a. styrkes ved at dykke dybere ned i, hvordan udvalgte temaer kan kvalitetsudvikles, dvs. et tematiseret ledelsestilsyn.

Her følger fire redskaber til at understøtte sammenhæng mellem retningslinjer og praksis i sagsbehandlingen.

Fold alle teksterne ud eller ind

Vejledning til ledelsestilsyn

Der skal i forbindelse med ledelsestilsynet tages stilling til formål med og indhold i tilsynet, processen for gennemførelse samt formidling og anvendelse af resultaterne af tilsynet. Vejledningen til ledelsestilsyn understøtter hvert skridt i processen og samler op på de overvejelser og afklaringer, der med fordel kan ske lokalt.

Vejledning til ledelsestilsyn

Skabelon til ledelsestilsyn

Ledelsestilsynet kan med fordel gennemføres efter en fastlagt skabelon, som sikrer, at tilsynet kommer omkring de relevante elementer, og desuden sikrer kontinuitet i tilsynet over tid. Herudover kan der sættes fokus på særlige områder, der har vist sig udfordrende, eller hvor der er ønske om en særlig læring og udvikling.

Denne skabelon sætter fokus på kvaliteten i sagsbehandlingen, herunder lovmedholdelighed, anvendelsen af det eventuelt fastsatte serviceniveau og arbejdet med mål og matchning.

Skabelon til ledelsestilsyn

Skabelonen til ledelsestilsyn er understøttet af en skabelon til dokumentation og analyse af resultaterne af ledelsestilsynet.

Skabelon til dokumentation af ledelsestilsyn

Skabelon til dokumentation af ledelsestilsyn

For at sikre en samlet og smidig behandling og analyse af resultaterne fra ledelsestilsynet kan resultaterne angives i skabelonen til dokumentation af ledelsestilsyn. Skabelonen til dokumentation rummer de samme spørgsmål som skabelonen til ledelsestilsyn og kan tilsvarende tilpasses de lokale fokusområder og behov.

Skabelon til ledelsestilsyn

Denne skabelon sætter fokus på resultaterne og giver i et analyseark et overblik over tendenserne på tværs af sagerne, hvilket kan lette formidlingen til både det politiske niveau, forvaltningsledelsen og medarbejderne.

En række af de kvantitative data i skabelonen kan i nogen grad trækkes fra IT-fagsystemer som DUBU eller lignende.

Redskabsskabelonen findes i to versioner.

  • version A er låst og understøtter både registrering og analyse samt præsentation af svarene. I denne er det ikke muligt at ændre i spørgsmålene. 
  • version B er åben. Her er det muligt at ændre i spørgsmålene, slette og tilføje. Idet versionen skal anvendes, når der ønskes ændringer i spørgsmålene, er det ikke muligt på forhånd at indarbejde analyse og præsentation af svarene. Det er muligt at tilføje analyse og præsentation af svarene i denne version af regnearket, når spørgsmålene ligger fast.

Skabelon A til dokumentation af ledelsestilsyn – Låst

Skabelon B til dokumentation af ledelsestilsyn – Åben

Vejledning til tematiseret ledelsestilsyn

Ledelsens arbejde med at udvikle og sikre kvaliteten i sagsbehandlingen kan, udover det løbende tilsyn, suppleres med et mere dybdegående tematiseret ledelsestilsyn. Det tematiserede ledelsestilsyn giver en anledning til at sætte spot på et konkret område af sagsbehandlingen, fx den børnefaglige undersøgelse, mål i handleplanen, inddragelse af netværk eller fokusområder i den sammenhængende børne- og ungepolitik om fx tidlig og forebyggende indsats el.lign.

Med det tematiserede tilsyn får ledelsen en god mulighed for at dykke dybere ned i kvaliteten på det område, som fokus rettes mod. Samtidig får ledere og eventuelt medarbejdere en ramme til at dykke ned i, hvad der skal til for, at sagsbehandlingen kan kvalitetsudvikles på det udvalgte område.

Vejledning til tematiseret ledelsestilsyn

Sidst opdateret 18/01 2016