Hvordan indsamles ledelsesinformation?

Temaet understøtter den faglige ledelse i arbejdet med at indsamle materiale og data, der anvendes til ledelsesinformationen.

Kvaliteten af den ledelsesinformation, som indsamles, afhænger af kvaliteten af de data, den bygger på. En måde at sikre større kvalitet i ledelsesinformationen på er derfor at gøre registreringerne vedkommende og meningsfulde for de medarbejdere, som foretager registreringerne. Det kan blandt andet gøres ved at synliggøre, hvad registreringerne bruges til, eller ved at sikre, at informationen er nyttig for dem, der indtaster den.

Ressourceeffektiv dataindsamling

Indsamlingen af ledelsesinformation bør så vidt muligt tilvejebringes gennem eksisterende registreringer fra kommunens egne it-systemer og sagsoversigter, så ressourceanvendelsen forbundet hermed begrænses. Med indførelsen af DUBU (Digitalisering – udsatte børn og unge) eller lignende systemer i mange kommuner, FLIS (Fælleskom-munal Ledelsesinformationssystem) mv. bliver det over tid i højere grad muligt for kommunerne at automatisere dataindsamlingen.

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at indsamle yderligere information via medarbejderne. I disse tilfælde skal det overvejes, eksempelvis hvor hyppigt informationen er nødvendig. Det er således en ledelsesopgave at sikre, at der ikke gennemføres unødige registreringer, og at registranten kan se meningen med registreringen, som bliver efterspurgt.

Kvalitet i data

Upålidelige data kan i værste fald føre til forkerte konklusioner og politiske og ledelsesmæssige beslutninger, der går i den forkerte retning. En af de primære årsager til mangelfuld kvalitet og validitet i ledelsesinformationen opstår i forbindelse med fejl i registreringen af informationen. Disse fejl kan blandt andet forekomme i forbindelse med tastefejl, manglende viden om, hvilken information der skal indføres i systemerne, og manglende viden om, hvorfor informationen skal registreres, og hvad den skal anvendes til.

I nogle tilfælde kan indsamlingen af data ske igennem udtræk i Excel. Eksempelvis kan det (delvist) være tilfældet i forbindelse med budgetopfølgning. Imidlertid bygger ledelsesinformation ofte på kobling af data fra flere systemer, hvilket kan forudsætte betydelige ressourcer, hvis koblingen skal foretages manuelt. Nogle kommuner har derfor valgt at udvikle it-systemer, som kan sammenstille data fra flere systemer automatisk.

Det er en god idé at have fokus på, hvordan it-systemerne kan understøtte en effektiv registrering og indsamling af ledelsesinformation. I den forbindelse kan det også være en god idé at inddrage medarbejdere eller leverandører med spidskompetencer i forhold til viden om dataadgang, datavaliditet og tekniske muligheder mv. i de it-systemer, der udtrækkes data fra.

Her følger to redskaber til at understøtte indsamlingen af ledelsesinformation.

Fold alle teksterne ud eller ind

Vejledning til indsamling af ledelsesinformation

Særligt i forbindelse med indsamlingen af data til et nyt tema i ledelsesinformationen eller et nyt nøgletal er der en række tips og anbefalinger til relevante overvejelser. Overvejelserne knytter sig til it-understøttelse, datakvalitet, ressourceanvendelse, indsamlingsfrekvens, indsamlingsmetode og indhold i nøgletallet. 

Vejledning til indsamling af ledelsesinformation

Eksempel på årsplan til indsamling af ledelsesinformation

Indsamlingen af ledelsesinformation skal ske med bestemte kadencer for at kunne formidles til modtagerne med så opdaterede tal som muligt. Idet indsamlingen ofte involverer flere personer i – og eventuelt på tværs af – kommunen, kan en årsplan bidrage til at skabe systematik og samlet overblik over indsamlingsprocessen.

I eksemplet skabes overblik over, hvornår hvem skal bidrage med hvad i løbet af året. Eksemplet illustrerer et årshjul, hvor der indsamles nøgletal til tre versioner af ledelsesinformation. Hver version er målrettet en bestemt modtagergruppe. Eksemplet viser en relativt kompleks årsplan, men kan skaleres op og ned efter behov.

Eksempel på årsplan til indsamling af ledelsesinformation

 

Sidst opdateret 18/01 2016