Hvad har modtagerne brug for - indhold?

Temaet understøtter den faglige ledelse i arbejdet med at fastlægge, hvilket indhold i ledelsesinformationen som modtagere har brug for.

Det er centralt, at der træffes ledelsesmæssig beslutning om, hvilke data, man gerne vil have forelagt løbende. Indholdet skal blandt andet skabe overblik over kvaliteten i sagsbehandlingen, udviklingen i målgrupper og økonomiske forhold og sikre faglig styring og skabe grundlag for udvikling af området. Samtidig er det en god idé, at der tages udgangspunkt i de politiske målsætninger, fx i den sammenhængende børne- og ungepolitik og serviceniveauet i kommunen. Læs mere i temaerne under elementet i Styringsgrundlag.

Hvordan tilrettelægges politikudviklingen?

Hvordan fastlægges serviceniveauet?

Den administrative eller politiske ledelse kan efterspørge ledelsesinformation der belyser, om kommunen arbejder i den ønskede retning, eller opfylder eventuelle resultatmål. Eksempelvis i forhold til at flere gennemfører en ungdomsuddannelse, at skolefraværet falder, kriminaliteten mindskes eller andet. 

Strategi for udvælgelse af indhold

Når ledelsen, i dialog med fagudvalget, tilrettelægger, hvad der konkret skal være fokus på i ledelsesinformation, er det relevant at have en strategi om at udvælge data, som:

  • kan anvendes af flere af modtagergrupperne. 
  • forudsætter færrest mulige ressourcer at indsamle. 
  • har højst mulig kvalitet. 
  • kan anvendes til både styring og læring i organisation m.m. 
  • er relevante over en vis tidsmæssig periode.

For at sikre relevans, kvalitet i data og begrænsning af omfanget af ledelsesinformation bør det derfor i videst muligt omfang være de samme data, som er relevante for modtagergrupperne, men med en difference i detaljeringsniveau og frekvens.

Indhold inden for fem temaer

Fælles for modtagergrupperne er, at ledelsesinformation er relevant inden for følgende fem temaer:

  1. Administration (fx lovmedholdelighed i form af overholdelse af tidsfrister i sagsbe-handlingen, antal sager m.m.).
     
  2. Indsatser (fx fordeling på foranstaltningstyper, varighed).
     
  3. Målgrupper (fx alder, type funktionsnedsættelse jf. målgruppeklassifikation).

    Vejledning til målgruppeklassifikation   
     
  4. Resultater (fx opnåelse af mål for indsatsen, skolefravær, trivsel, kriminalitet, ung-domsuddannelse, selvforsørgelsesgrad).
     
  5. Økonomi (fx gennemsnitspris per sag fordelt på foranstaltningstyper, forbrugsprocent, fordeling mellem forebyggelse og anbringelse).

Identificering af indhold

Når indholdet i ledelsesinformationen skal identificeres, kan det være en fordel at fokusere på, hvilket spørgsmål ledelsesinformationen skal give svar på. Eksempelvis kan et spørgsmål være, om kommunen opnår en bedre fordeling mellem forebyggelse og anbringelse eller et bedre uddannelsesniveau for unge.

I forhold til spørgsmål om, hvad der kommer ud af indsatsen (det vil sige resultaterne for børn og unge), er der de senere år udviklet flere redskaber, som giver bedre mulighed for at tilvejebringe viden om virkninger. Læs mere i temaet om resultatmåling under elementet Opfølgning.

Opfølgning på resultater – hvad kommer der ud af indsatserne?

Under elementet Opfølgning findes der redskaber inden for andre temaer, der også kan bidrage til indholdet i ledelsesinformationen.

Opfølgning i faglig ledelse og styring

Samtidig kan det være relevant at sikre sammenhæng mellem ledelsesinformationen på området for børn og unge med særlige behov og den ledelsesinformation, som udarbejdes på andre områder eller på tværs i kommunen, fx i forbindelse med budgetopfølgning.

Det er desuden væsentligt at holde sig for øje, at informationen skal være målrettet hver modtagergruppe ved at ramme den rette balance mellem omfang, overskuelighed og relevans. Der skal på den ene side være tilstrækkelig information til at danne grundlag for udvikling og styring. På den anden side skal informationen være udvalgt, så det kun er den mest relevante information, der fremstilles for hver modtagergruppe.

Mulighed for sammenligning

I arbejdet med at fastlægge indholdet og indikatorerne kan det også være relevant at overveje, i hvilket omfang der er behov for at kunne sammenligne en udvikling over tid internt i kommunen eller sammenligne sig med andre kommuner. Der findes nationale data i fx FLIS og Danmarks Statistik, som kan understøtte sammenligning over tid på tværs af kommuner. Anvendeligheden af data fra FLIS og Danmarks Statistik afhænger af kvaliteten af data. Ledelsen bør derfor have fokus på kvaliteten i forbindelse med indberetning af data til Danmarks Statistik og indsamlingen af ledelsesinformation. Læs mere om i temaet om indsamling af ledelsesinformation.

Hvordan indsamles ledelsesinformation?

Når der sammenlignes på tværs af kommuner, er det altid væsentligt at holde sig for øje, om sammenligningen er meningsfuld., fx har socioøkonomiske faktorer ofte betydning for børn og unge med særlige behov. Det betyder, at det kan være en god idé at sammenligne sig med de kommuner, som har sammenlignelige socioøkonomiske forhold.

Samtidig er det en god idé at være opmærksom på, at registreringspraksis kan variere mellem kommuner og have en forklarende tekst, som vejleder i tolkningen af sammenligningen ved at beskrive eventuelle forskelle og ligheder mellem de kommuner, der sammenlignes med.

Her følger tre redskaber til at fastlægge indholdet af ledelsesinformationen til modtagerne.

Fold alle teksterne ud eller ind

Eksempler på sammenligning

For at kunne perspektivere ledelsesinformation i egen kommune kan sammenligning på tværs af kommuner over tid i egen kommune - eller med udvalgte nationale nøgletal over tid for området for børn og unge - være relevant.

Sammenligning kan blandt andet anvendes til at sætte fokus på udviklingsmuligheder ved at se på tendenser over tid eller til at vurdere, om der er mulighed for at lære fra andre kommuner, som har bedre nøgletal end en selv.

Eksempler på sammenligning

Eksempler på sammenhængende ledelsesinformation

Der er mange måder, hvorpå ledelsesinformation kan se ud, både i forhold til indholdet, hyppigheden, formen og detaljeringsniveauet.

Her fremgår en række eksempler på ledelsesinformation. Eksemplerne afspejler ikke nødvendigvis alle anbefalinger til god ledelsesinformation, men er udvalgt til at illustrere en vis variation. Variationen gælder fx både hyppighed, modtagergruppe og valg vedrørende formidlingsform, det vil sige layout, grafik mv. Den enkelte kommune kan med fordel finde andre eksempler til inspiration i arbejdet med videreudviklingen af egen ledelsesinformation.

Eksempel 1 på elementer og indhold i ledelsesinformation

Eksempel 2 på årlig ledelsesinformation til fagudvalget

Eksempel 3 på ledelsesinformation til fagudvalget om politiske fokusområder 

Eksempel 4 på månedlig økonomisk ledelsesinformation til mellemledelsen

Eksempel 5 på ledelsesinformation, der sammenligner på tværs af kommuner (FLIS)

Eksempel 6 på dagligt overblik til sagsbehandleren over egne sager 

Skabelon til overblik over nøgletal og modtagergrupper

Det kan være en fordel at skabe overblik over indholdet i ledelsesinformation til de respektive modtagergrupper og operationaliseringen i nøgletal.

Redskabet indeholder for det første en skabelon til overblik over fokusområder, nøgletal, modtagere, dataindsamlingsmetode og formidlingshyppighed. Anvendelse af denne skabelon kan understøtte, at ledelsesinformationen til de forskellige modtagergrupper bliver ”enstrenget”, så der skabes sammenhæng i organisationen. Overblikket kan desuden understøtte en effektiv ressourceanvendelse omkring ledelsesinformation i kommunen, uanset om der arbejdes med få nøgletal til et begrænset antal modtagergrupper, eller om ledelsesinformationen er mere omfattende.

Redskabet indeholder for det andet en skabelon, som kan anvendes til at give hver modtagergruppe overblik over, hvilke nøgletal som indgår i deres ledelsesinformation. Skabelonen kan således bidrage, når processen med at afklare, hvem der skal have hvilke nøgletal, er afsluttet, og der er brug for et overblik fordelt på hver enkelt af modtagergrupperne.

Skabelon til overblik over nøgletal og modtagergrupper

Sidst opdateret 18/01 2016