Hvem bruger ledelsesinformation - modtagere?

Temaet understøtter den faglige ledelse i arbejdet med at skabe overblik over de forskellige modtagergrupper og deres behov.

Ledelsesinformation skal anvendes til at udvikle og styre området, både politisk, administrativt, fagligt og økonomisk. Det er derfor centralt at gøre sig overvejelser om, hvilken type af information det politiske niveau, de forskellige ledelseslag og medarbejdere har behov for. Disse overvejelser starter ofte, når ledelsen tilrettelægger, hvordan metoder og redskaber til opfølgning anvendes. Dette er omdrejningspunktet i redskaberne til elementet Opfølgning.

Opfølgning i faglig ledelse og styring 

I praksis er det væsentligt at sikre en rød tråd mellem den ledelsesinformation, som medarbejdere, den administrative ledelse og fagudvalget anvender. Dels fordi det skaber den bedste kvalitet i data, og dels fordi det understøtter sammenhængen i organisationen.

Fagudvalget

For fagudvalget er ledelsesinformation en vej til at få indsigt og viden inden for området, som giver fagudvalget grundlag for at udvikle området, prioritere indsatser m.m. Ledelsesinformationen til fagudvalget skal derfor blandt andet skabe viden og læring ud fra overblik og indblik i retningen for og resultaterne af den aktuelle indsats. Det kan være aggregerede resultater af de konkrete indsatser for det enkelte barn eller den enkelte unge eller resultater af omstillinger af indsatsen, fx i retning af tidligere og forebyggende indsatser fremfor anbringelser.

Ledelsesinformationen skal meget konkret følge op på principper, serviceniveauer og mål, som fx er formuleret i den sammenhængende børne- og ungepolitik. Læs mere om tilrettelæggelse af politikudvikling i temaet under elementet Styringsgrundlag.

Hvordan tilrettelægges politikudviklingen?

Herudover skal ledelsesinformationen være detaljeret nok til, at udvalget kan styre og prioritere på området, fx gennem budgetopfølgninger, overordnet indblik i administration i forhold til lovmedholdelighed m.m.

Forvaltningsledelsen

Den administrative top- og mellemledelse har brug for ledelsesinformation til at løfte deres ledelsesopgave. Ledelsesinformation giver viden om, hvordan det går med udviklingen og driften af området, og skaber dermed grundlag for, at ledelsen kan sikre den løbende læring samt den organisatoriske og faglige udvikling. Kontinuerlig ledelsesinformation er en central forudsætning for god faglig ledelse, idet den skaber et udgangspunkt for både udvikling og styring. Ledelsesinformationen er kritisk, da den skaber en del af grundlaget for ledelsens styring i forhold til at sikre de rette rammer, organisere og tilrettelægge arbejdet og følge op på indsatsen.

Sagsbehandlerne

Sagsbehandlerne har behov for ledelsesinformation, blandt andet til at få overblik over deres egne sager eller sagsstammen i et konkret team. Dette element kan let overses, men det kan sikre, både at der er et fælles billede af status for sagerne, og at den enkelte medarbejder på en overskuelig og handlingsorienteret måde kan få viden om status for frister, økonomi og resultater i de konkrete sager. Ledelsesinformation på medarbejderniveau understøtter således både kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen gennem hurtigere og bedre overblik, styring af arbejdsprocesser, kobling af viden om sammenhæng mellem indsatser og resultater i egne sager m.m.

Ledelsesinformationen understøtter samtidig også den enkelte medarbejders læring og motivation i arbejdet, blandt andet fordi informationen synliggør resultaterne af medarbejdernes arbejde. Samtidig bidrager information, som aggregeres på team- eller organisationsniveau også med viden om fx resultaterne af indsatsen for udvalgte målgrupper. Ledelsesinformationen er således også en kilde til værdifuld læring for medarbejdere og ledere om, hvordan praksis kan udvikles.

Her følger to redskaber til at afklare, hvem der har brug for at modtage ledelsesinformation.

Fold alle teksterne ud eller ind

Vejledning til overvejelser om modtagere af ledelsesinformation

Kommunen kan med fordel skabe overblik over de forskellige modtagergruppers behov for ledelsesinformation.

For eksempel har fagdirektører brug for med jævne mellemrum (fx månedsbasis) at blive præsenteret for ledelsesinformation i aggregeret form. Det kan være information om det generelle aktivitetsniveau, om den generelle overholdelse af lovgivningens frister og om resultaterne af den iværksatte indsats. Et fagudvalgs behov kan i nogle tilfælde imødekommes af en lavere tidsmæssig kadence (fx kvartalsvist) og typisk også et højere aggregeringsniveau. 

Omvendt vil en teamleder have mere nytte af løbende (fx ugentlig) information på et detaljeret niveau. Det kan for eksempel vedrøre individdata på de børn og unge, der har en sag i teamet, eller oversigter over, hvorvidt de enkelte sagsbehandlere i teamet overholder tidsfrister mv. Overholdelsen af tidsfrister i egne og i teamets sager er fx også relevant at få som løbende information for medarbejderne.

Vejledning til overvejelser om modtagere af ledelsesinformation

Eksempel på overblik over modtagere af ledelsesinformation

I eksemplet skelnes mellem politisk og administrativ topledelse, mellemledelsen og medarbejderne, men også teamledere kan tilføjes overblikket. Eksemplet illustrerer den røde tråd i ledelsesinformationen til de forskellige modtagergrupper, idet nøgletallene er identiske for de forskellige modtagergrupper, men kan variere i detaljeringsniveau og frekvens.

Eksempel på overblik over modtagere af ledelsesinformation

Overblikket kan udbygges med yderligere information, fx om indholdet i ledelsesinformation..

Skabelon til overblik over nøgletal og modtagergrupper

Redskabet omfatter to skabeloner. Den første understøtter overblikket over, hvilke grupper som modtager viden om ét givet nøgletal i ledelsesinformationen på området for børn og unge med særlige behov. Den anden skabelon understøtter overblikket over, hvilke nøgletal som de enkelte gruppe modtager.

Sidst opdateret 18/01 2016